La guida indispensabile per scrivere un business plan

Il presidente Eisenhower una volta disse, “Preparandomi per le battaglie ho sempre notato che i piani sono inutili, ma la pianificazione è indispensabile“.

Se stai dando vita a un’azienda, dovresti avere un business plan indipendentemente da se userai un metodo bootstrap o se cercherai un finanziamento esterno.

I migliori business plan mettono in chiaro quali sono i piani di un’azienda e in che modo essi verranno raggiunti.

Dato l’alto tasso di fallimento delle startup nel loro primo anno, un piano è una buona opportunità per testare senza rischi la flessibilità del business, individuarne i difetti, evitare i progetti irrealistici e identificare e analizzare la competizione.

Un business plan non deve essere complicato, dovrà piuttosto focalizzarsi sugli obiettivi e farti arrivare al successo, pertanto dovrà essere chiaro, per chiunque lo leggerà, che hai una visione realistica sul perché e sul come avrai successo.

Per farti muovere nella giusta direzione, ecco una guida su come dovrai scrivere un business plan.

Consigli generali

Esistono tanti consigli su come scrivere un business plan, ma in realtà non c’è un solo modo corretto: il tuo approccio dipende dal tuo settore, da chi leggerà il tuo piano e per cosa esso viene ideato.

Vuoi avere più fondi? Beh, c’è chi ha creato il proprio business plan come base per delle conversazioni più dettagliate con potenziali investitori.

Un business plan viene scritto per molti scopi, tuttavia vi è un consenso generale nella sua stesura per questi motivi:

• Avere più versioni da indirizzare a audience specifiche: “uno degli errori che gli imprenditori inesperti fanno è quello di non sapere a chi si stanno rivolgendo”, afferma il creatore di Voices.com.
• Il tuo piano è un documento vivo: l’ideatore del Software Palo Alto ha portato la sua azienda da 0 a 5 milioni di euro nei suoi primi tre anni.

Per arrivare a questo punto, sono necessarie frequenti analisi e tracciamenti e non c’è niente di male nel cambiare qualcosa nel proprio piano qualora non risulti utile ai fini dell’azienda.

• Essere realistici sulle stime e previsioni finanziarie: quando presenti il tuo piano a bancari e finanziari, o anche ai tuoi dipendenti, gli “spettatori” preferiranno qualcosa di reale piuttosto che qualcosa di enorme che però si realizzerà con difficoltà.

Pertanto, cerca di presentare degli obiettivi di vendita raggiungibili, basati sull’informazione dal basso verso l’alto (ad es. quanti articoli al mese vengono venduti e in quanti negozi) e metti un punto fermo sui progetti irraggiungibili.

• Un business plan si basa sull’avere e seguire un progetto: il tuo piano rifletterà le tue idee, le tue intuizioni, gli istinti e i progetti sulla tua azienda e sul suo futuro.

Il business plan è un modo sicuro per testare il tutto prima di agire definitivamente, così come, una volta che la tua azienda avrà preso piede, il piano ti servirà come punto di riferimento.

Tuttavia fai attenzione, perché se lo cambierai troppo spesso potresti perdere il filo del tuo lavoro e non sapere come hai proceduto l’anno passato.

• Rafforza le dichiarazioni: segui le tue previsioni e le tue affermazioni con statistiche, fatti o citazioni da fonti attendibili per incrementare credibilità al tuo piano.
• Una presentazione conta molto: Leggere un lungo e pesante documento stanca gli occhi, quindi prendi in considerazione la formattazione del tuo testo in due colonne e usa grafici e tabelle…

…e sappi che i caratteri standard sono Arial, Verdana e Times New Roman.

Scrivere un business plan non è un lavoro impegnativo o un lusso per pochi, ma una parte di vitale importanza del processo che sta all’inizio di un’attività, pertanto armati delle informazioni che hai bisogno di sapere.

Ora, quindi, andiamo a vedere in che modo le informazioni vengono contenute nel tuo business plan.

Cosa va scritto in un business plan?

Un tipico business plan va da 15 a 25 pagine, la sua lunghezza dipende da diversi fattori, ad esempio:

1. se la tua azienda deve introdurre un nuovo prodotto;
2. se dovrà appartenere a un nuovo settore (il che richiederà una spiegazione per il lettore);
3. se hai intenzione di presentarlo a dei bancari che, generalmente, si aspettano un classico piano scritto con nozioni finanziarie.

Molti investitori in equity preferiscono sia una sintesi che delle brevi proposte a primo impatto, sarà solo più in là, nel corso del processo, che richiederanno dei dettagli.

I potenziali clienti non hanno bisogno dei dettagli sulle tue operazioni interne, ma sarà il tuo team di management ad averne in quanto avrà accesso a tutto.

Molti business plan includono queste sette sezioni:

• Sintesi: una sintesi segue la prima pagina e spiega i punti salienti della tua azienda.

Essa, quindi, dovrà fornire un’idea breve e chiara del concetto del tuo business, delle caratteristiche finanziarie e dei requisiti (ad es. il cash flow e il futuro delle vendite assieme al capitale necessario).

Oltre a questo dovrà dire qual è l’attuale posizione della tua azienda (ad es. le sue legali forme di operazione, quando è stata fondata l’attività, chi sono i direttori e il personale di base).

Ricorda che a tutto ciò dovrai aggiungere i maggiori obiettivi che porteranno l’azienda al successo, inclusi i brevetti, i prototipi o i risultati di un test di marketing.

• Descrizione del business: questa sezione inizia generalmente con una breve descrizione del tuo settore e delle sue prospettive.

In questa fase parla dei vari mercati che interagiscono col tuo settore, inclusi tutti i nuovi prodotti che andranno a favore o contro l’attività.

Per coloro che cercano più fondi, consiglio di rinforzare i dati con fonti affidabili e note a piè di pagina quando possibile.

Fornisci anche una descrizione della struttura delle operazioni del tuo business (ad es. la vendita all’ingrosso, al dettaglio o orientata al servizio), dei soggetti a cui vuoi vendere e come distribuirai i tuoi prodotti/servizi.

La descrizione dei prodotti/servizi stessi ti farà salire di grado nella scala della competitività e non dimenticare di parlare della struttura legale del tuo business, dei direttori e di cosa questi ultimi portano all’organizzazione.

Ecco alcuni worksheet di un articolo che possono aiutarti a determinare la tua unica proposta di vendita e ad analizzare il tuo settore.

• Strategie di marketing: è qui che definirai il tuo mercato targhetizzato e in che modo vorrai raggiungerlo.

L’analisi di mercato richiede molte ricerche e familiarità con il mercato stesso, pertanto il target dovrà essere definito, così come l’azienda dovrà avere una precisa posizione (ad es. fornisci un prodotto premium o uno con prezzi competitivi?).

Analizza il tuo mercato in termini di grandezze, struttura, crescita dei clienti, trend e potenziali vendite/sviluppi.

In questa sezione parlerai anche dei piani di distribuzione e delle strategie promozionali, oltre alle tattiche che ti permetteranno di seguire a pieno i tuoi piani.

Ecco un worksheet dallo stesso articolo precedente che ti guiderà al fine di identificare il tuo mercato targhetizzato.

• Analisi competitiva: il fine dell’analisi competitiva è quello di determinare i punti di forza e di debolezza dei competitor all’interno del tuo mercato e le strategie che sfrutterai.

In questa fase parlerai anche delle barriere che potrai superare al fine di prevenire la competizione quando entri sul mercato e i punti di debolezza che verranno eliminati man mano che svilupperai il tuo prodotto.

Sarà in questo modo che mostrerai a tutti perché il tuo business sarà un successo, più degli altri che lo circondano.

• Idea e sviluppa un piano: avrai bisogno di questa sezione solo se hai un prodotto in via di sviluppo, come un’app.

Il fine ultimo di questo punto è di fornire agli investitori una descrizione del design del tuo prodotto e un grafico che lo spieghi all’interno del contesto della produzione.

Non dimenticare di mostrare l’andamento del budget che permetterà alla tua azienda di raggiungere i suoi obiettivi.

• Operazioni e piano di gestione: questa sezione descrive in che modo funziona il tuo business giorno per giorno, la sua location, l’equipaggiamento, le persone, i processi e l’ambiente circostante.

Inoltre, se hai un prodotto che deve essere fabbricato, spiega come avviene il processo in questo punto; dopodiché descrivi le strutture, il personale, l’ambiente legale (ad es. le licenze, i permessi, le norme speciali, ecc.), i fornitori e l’inventario.

Sarà qui che metterai in evidenza le logistiche dell’organizzazione come le responsabilità del team di gestione e le attività assegnate a ogni settore all’interno dell’azienda.

• Fattori finanziari: i dati finanziari sono sempre alla fine di un business plan, nonostante siano incredibilmente importanti.

Essi includono il tuo bilancio, le spese e il capitale della startup, il tuo rendiconto finanziario e il bilancio annuo dei profitti e delle perdite.

Se ti rivolgi a degli investitori, dovrai anche mostrare, oltre al rendiconto finanziario, una precisa analisi della redditività – o del crollo per vedere dov’è che il business può andare in pareggio.

Il modo migliore per prepararti a gestire un’azienda è quello di avere pronti tutti i componenti del piano.

Così, se mostri il tuo business plan a un creditore su 10 slide in Power Point e ti viene posta qualche domanda che non è nella presentazione, potrai rispondere sagacemente e seguire il tuo piano senza problemi e velocemente.

Alcuni imprenditori noleggiano dei servizi per la stesura di un business plan e a questo punto le persone si dividono in: chi si sente intimorito davanti a esso e chi saprebbe scriverlo, ma preferisce dedicarsi ad altre priorità.

Se senti un blocco dentro di te, puoi sempre scrivere una parte del piano che comprendi e assumere un consulente o un ricercatore per aiutarti con le parti per te più difficoltose o confusionarie.

Diversi tipi di business plan

Generalmente, questi piani possono essere divisi in quattro categorie:

• Working plan: un piano di lavoro che utilizzerai per gestire la tua azienda e che non è fatto per essere ammirato.

Questa versione del tuo business plan è un documento interno che avrà una parte lunga, quella dei dettagli, e una più breve, quella della presentazione: puoi omettere le descrizioni ovvie per te e per il tuo team.

• Mini plan: il lettore potrebbe richiedere un mini plan o una versione ridotta del tuo business plan (1-10 pagine) che includa la maggior parte dei componenti che sono in un piano tradizionale – eccetto dettagli e spiegazioni.

Qui includerai il progetto dell’azienda, le necessità finanziarie, un piano di marketing, le dichiarazioni finanziarie (specialmente il flusso di cassa), i progetti sul rendimento e il bilancio.

Questo piano più breve non andrà a sostituire l’originale, ovvero la versione più lunga, ma servirà come un’opzione diversa da presentare ai potenziali partner o investitori.

• Presentation plan: sia che utilizzi una presentazione o un documento scritto, ciò che dirai nel tuo presentation plan sarà bene o male ciò che dirai nel working plan, ma con altre parole.

Ricorda di utilizzare uno stile che vada bene agli occhi di un outsider: il lettore sarà qualcuno che non ha familiarità con la tua azienda, come un investitore o un venture capitalist, quindi evita gerghi e abbreviazioni che avrebbero senso solo per te.

Inoltre, gli investitori vorranno vedere un’analisi approfondita sulle minacce e i rischi della competizione, così come le previsioni future.

Tieni anche a mente che il look conta, pertanto utilizza una stampante a colori, una bella copertina e carta elegante.

• What-if plan: il piano del “e se…” è di contingenza, da utilizzare nel caso in cui accadesse la cosa più spiacevole per te, come la perdita delle quote nel mercato, prezzi elevati della competizione o la defezione di un membro del tuo team.

Dovrai pensare come fronteggiare ognuna di queste eventualità e, se stai cercando fondi altrove, avere un piano di contingenza mostra che hai una soluzione qualora il tuo business plan non vada come dovrebbe.

Non ne hai necessariamente bisogno, ma se cerchi finanziamenti, essere pronti a un cambiamento di programma rinforza la tua credibilità – anche se non stai cercando fondi altrove.

Se questi quattro piani ti sembrano una montagna di lavoro, non andare nel panico: selezionane due per iniziare, magari un working plan e un mini plan.

 

Prenditi qualche mese per scrivere il tuo piano e consideralo più un bel percorso che qualcosa da fare di fretta.