16 modi per lavorare intelligentemente senza troppa fatica

Quando mi sono davvero focalizzato su ciò che stavo facendo lavorando sodo, mi sono stupito delle mie capacità. Cose per cui avrei impiegato mezza giornata, concentrandomi, sono riuscito a finirle in un paio d’ore.

Più faccio attenzione a questi sprazzi di produttività condensata, più realizzo che lavorare intelligentemente e senza troppa fatica fosse la chiave di tutto.

Tenendo sotto controllo le mie condizioni, pianificando il lavoro con cognizione e provando nuovi approcci per svolgere i miei compiti, sono diventato molto più produttivo e felice.

Ho raccolto 16 dei migliori modi che ho trovato per lavorare con più intelligenza, basati sulla mia esperienza e sulle mie ricerche in merito.

1. Dare un taglio al multitasking

Se non hai abbastanza memoria, devo darti una brutta notizia: lavorare in multitasking è solo una leggenda. È davvero impossibile per noi focalizzarci concretamente su più cose da fare che richiedono un enorme utilizzo del cervello.

Non è che non riesci a focalizzarti su una o due cose simultaneamente, ma passando velocemente da l’una all’altra.

Per evitare di far soffrire il tuo cervello, lavora piuttosto in “single-task” giorno per giorno.

2. Fai più pause

Questo è uno dei miei preferiti per lavorare più intelligentemente, perché è una controindicazione. Tuttavia, senza vere pause, il nostro cervello si stanca e ci fa distrarre.

Una volta abbandonato il lavoro in multitasking, prova a fare una vera pausa tra un’attività e l’altra o dopo 90 minuti di lavoro intenso, per resettare la tua capacità di attenzione.

Perché 90 minuti? Peretz Lavie, uno psico-fisiologo, ha notato che la nostra energia segue dei normali cicli durante il giorno che egli chiama “ultradian rhythms”.

“Una lunga sessione produttiva (di 90 minuti) seguita da piccole pause (di non più di 15-20 minuti) trova la sua sintonia con nostro ciclo energetico naturale e ci permette di mantenere la concentrazione e un alto livello di energia durante l’intero giorno.

3. Organizzati il weekend

L’organizzazione ti dà l’abilità di tenere sotto controllo quei progetti che richiedono più tempo del previsto senza stressarti o lavorare nelle ore notturne il fine settimana.

La pianificazione delle tue attività ti aiuta a rispettare le scadenze e a non avere l’acqua alla gola. Quando lo fai, metti gli impegni più grandi, pesanti e noiosi all’inizio della settimana (o del giorno) così li finisci prima e puoi goderti di più il weekend.

4. Unisci più attività che siano simili

Ti aiuterà a essere più efficiente perché non stai passando da un’attività a un’altra totalmente differente. Risulta utile per i piccoli compiti da fare in quanto puoi liberarti di un mucchietto alla volta (ed essere più produttivo).

Pensa a tutti quei compiti per i quali impiegheresti tanto tempo (la spesa, commissioni varie…) e trova un momento in cui puoi metterli tutti insieme e completare tutto più velocemente.

5. Programma le tue attività in base ai tuoi livelli di energia

Tendiamo a ignorare i nostri livelli di energia quando programmiamo i nostri compiti nonostante sia un aspetto molto importante per essere produttivi. Se noi abbiamo energia, non è detto che ne abbiano anche gli altri – ognuno ha un orologio interno chiamato ritmo circadiano.

Il ritmo circadiano aumenta e diminuisce in diversi momenti del giorno, il sonno più intenso negli adulti arriva di solito attorno alle 2:00-4:00 del mattino e nel pomeriggio attorno all’1:00-3:00, sebbene ci siano delle variazioni in base a chi è mattiniero o no.

Se sai di essere più produttivo proprio prima di pranzo, ad esempio, non programmare riunioni o recupero di email fino a quel momento. Invece, metti i lavori più pesanti nei periodi in cui hai più energie e rimanda quelli più piccoli a quando ne hai poche.

6. Ridimensiona la tua lista delle cose da fare

Una lista più breve è meno intimidatoria e più realizzabile. Non c’è niente di male ad avere una lista breve se svolgi bene il tuo lavoro. Inizia con le cose più importanti da fare, è una tattica molto molto produttiva.

Puoi fare più di tre cose? Certo! Ma l’idea è che indipendentemente dal resto che farò oggi, queste sono le cose che voglio essere sicuro di portare a termine.

Focalizzati soltanto su tre attività da fare, tutto il resto sarà considerato come bonus. 🙂

7. Fai un riposino pomeridiano (con un caffè)

I pisolini possono fare miracoli alla tua memoria e aiutarti a solidificare cose che hai già imparato. Ma soprattutto, un pisolino è il miglior modo per incrementare i tuoi livelli di energia quando sono bassi.

Prova a prendere un caffè proprio prima del riposino per avere una grande ricarica di energie. Anche se sembra un controsenso, uno studio fatto dalla Sleep Research Centre di Loughborough University in Gran Bretagna, ha dimostrato proprio l’opposto.

Dato che il corpo impiega una ventina di minuti per assorbire gli effetti della caffeina, schiacciare un pisolino in quel lasso di tempo unisce l’utile al dilettevole.

8. Disattiva le notifiche

Quando scrivo, chiudo le email e Facebook in modo da non avere nessuna notifica sul mio computer e focalizzarmi sul lavoro da fare. Prova a disattivare le notifiche mentre lavori. Se ti sembra troppo, fallo soltanto nei momenti in cui devi essere più attivo oppure fai soltanto le attività più essenziali della tua lista.

9. Utilizza un timer a forma di pomodoro

Per le attività brevi o per quelle enormi che non vedi l’ora di toglierti di torno, usa il Pomodoro timer: programmalo per 25 minuti e lavora finché non suona. Dopodiché fai una pausa di 5 minuti e ricomincia da capo.

Allora inizierai a pensare alla tua produttività come quanti pomodori hai fatto fuori al giorno, dirai, “Ehi, oggi ho fatto quattro pomodori, ho lavorato parecchio!”.

Ho anche notato che puoi utilizzare degli eventi reali come timer; ne è un esempio lavorare fino alla fine dell’album che stai ascoltando per poi fare una pausa.

10. Passa a carta e penna

È veramente semplice lavorare oggi con tutti gli strumenti e le app che abbiamo a disposizione. Per riportare a galla la tua attenzione però, prova a tornare alle radici con carta e penna e fai una piccola lista di ciò di cui hai bisogno per il tuo lavoro.

Non avrai impostazioni né tag sul tuo foglio, perciò quando la lista sarà completa, inizia.

In più, prendi in considerazione il fatto di usare carta e penna durante le presentazioni per prendere appunti. Tutto questo comporta alti risultati nella cattura delle informazioni che sono state condivise. Questo è ciò a cui sono giunti due professori universitari paragonando gli appunti di due gruppi di studenti.

“Nel corso di tre studi abbiamo notato come gli studenti che prendevano appunti sui laptop avessero un rendimento peggiore rispetto agli studenti che scrivevano con carta e penna. Abbiamo dimostrato come, sebbene prendere gli appunti con i laptop abbia i suoi vantaggi, prendere appunti con carta e penna per poi ricopiarli con parole proprie non ha rivali.”

11. Prenditi del tempo per ricontrollare il tuo rendimento

Se non hai idea di come e dove perdi il tuo tempo, prova a monitorare tutto ciò che fai per alcuni giorni.

Sarà semplice come fare la lista delle cose da fare; ne farai una scrivendo cosa fai e quanto tempo ci impieghi. Io ho usato l’app dell’iPhone, Reporter, che fa dei sondaggi a caso durante il giorno per vedere cosa stai facendo. Non mi ci è voluto molto per capire dov’è che sprecavo più tempo.

Ricontrollare il tuo rendimento spesso ti aiuta a vedere cosa funziona e cosa no. Imposta una memo per ogni settimana o mese per controllare cosa hai concluso nel periodo precedente e su cosa hai faticato maggiormente. Io questo mese l’ho fatto e ho notato che è davvero un buon metodo di controllo.

Inoltre, se il tuo lavoro è interamente davanti al PC, RescueTime rischia di essere un tuo serissimo alleato.

12. Automatizza ciò che puoi

Prendi nota di tutto ciò che un po’ alla volta puoi automatizzare. Risparmia tempo con Zapier e IFTTT che copia e incolla per te, oppure utilizza uno strumento come TextExpaner per scrivere quei frammenti di testo che usi più spesso.

13. Trascorri il tempo nella natura

Trascorrere il tempo nella natura è un modo semplice e gratuito di migliorare la tua abilità di attenzione e livellare il tuo stress. Degli studi hanno dimostrato che sostare in un’area verde come un parco o una foresta riduce sia lo stress che la pressione sanguigna, aumenta l’attività delle cellule antivirali e le proteine anti cancro intracellulari e migliora la tua capacità di attenzione.

Anche soltanto vedere delle immagini che rimandino alla natura ha fatto in modo di incrementare emozioni e reazioni positive, migliorando anche gli aspetti cognitivi.

Prova a recarti in un parco o in un’altra zona verde e tranquilla per un break. Una passeggiata in città ti farà bene, ma non può competere con uno spazio verde.

14. Alzati presto

Nonostante i gufi siano al primo posto per i test d’intelligenza, svegliarsi presto la mattina ti dà una spinta che neanche immagini.

Gli scrittori, gli artisti e i dirigenti più attivi sono conosciuti per alzarsi presto. Anche Hemingway era dello stesso avviso. In un’intervista ha affermato di lavorare al mattino presto, “Non c’è nessuno che ti disturba e anche se è freddo ti riscaldi come inizi a scrivere”.

Alcuni scrittori “spremono” la mattina e la fanno diventare doppia alzandosi molto presto, andando a letto fino alle 8:00 o alle 9:00 (sempre di mattina) per poi svegliarsi ed essere pronti per una giornata molto intensa.

15. Imposta la musica che preferisci per abbinarci il tuo lavoro

Se stai lavorando a qualcosa di semplice e che non richiede una particolare concentrazione, accendi la tua musica e crea l’atmosfera. Delle ricerche dimostrano come la musica migliori le nostre performance.

Per quei compiti che richiedono più creatività e idee nuove, la miglior musica da ascoltare per essere più concentrati e tenere attiva la tua mente è quella con 50-80 battiti al minuto.

16. Imposta un giorno per iniziare le tue attività

Ho recentemente trovato un modo per ridurre drasticamente lo stress da consegna. Ho impostato uno “start date” per tutte le attività imminenti così saranno sul mio radar prima del dovuto.

Ho anche impostato una sveglia per quelle che devo fare per forza, così non le dimentico, ma iniziarne una e finirla prima del tempo mi rilassa molto. Si tratta di un’ottima soluzione per non trovarsi sempre con l’acqua alla gola.

Seguendo questi consigli non potrai fallire, incrementerai la tua produttività e ti sentirai meglio con te stesso. Anch’io ho iniziato arrivando a lavorare 14 ore al giorno, poi ho realizzato che, non ero il classico “workaholic” ma solo una persona che necessitava di gestire al meglio il proprio tempo per farlo rendere di più.