Diciamolo, come piccoli imprenditori, ogni volta che esce fuori una nuova piattaforma, o una “top 10”, o una recensione scritta o un cliente che ha bisogno del nostro team di esperti, la nostra lista delle cose da fare cresce a vista d’occhio e il tempo che abbiamo a disposizione invece decresce, con la conseguenza che, anche se cerchiamo di impegnarci al massimo, sembriamo non riuscire mai a farcela.
Parlo al plurale dicendo “noi” perché anche io sono stato nella tua situazione.
La stessa lista delle cose da fare può sembrare così tanto preoccupante e opprimente che l’idea di abbandonarla ci può sembrare la soluzione migliore, ad ogni modo, dato che non gode di vita propria e non riesce a portare a termine i compiti in essa scritti, sarà nostro dovere farlo, se non vogliamo perdere sia fruttuose opportunità che ottimi introiti.
Quindi, come fare per incrementare la produttività senza impazzire?
Facendo un passo alla volta.
1. Lista delle cose da fare
Inizia stabilendo l’obiettivo principale del giorno, che sia creare un contenuto, incrementare gli introiti, i follower o gli scritti, insomma di qualunque cosa si tratti, dovrai focalizzarti principalmente su quello.
Pertanto, indipendentemente dal tipo di obiettivo che ti sei preposto, crea una lista che includa una serie di compiti a esso finalizzati, dopodiché assegna un tempo preciso a ogni azione e una volta scaduto, potrai depennare il compito che hai appena concluso.
La chiave per organizzare il tuo tempo è quella di programmarti solo il 60% della tua giornata, il che vuol dire che se lavori per 10 ore al giorno, la tua lista dovrà occuparne solo 6, in modo tale da lasciarti del tempo da poter dedicare ai tuoi clienti, al tuo team o, magari, a risolvere qualcosa di inaspettato.
2. Multitasking
Il tempo potrebbe anche essere nostro nemico quando ci troviamo di fronte a tante telefonate, post a cui rispondere e email che devono necessariamente essere lette: ma possiamo evitare tutto questo!
Quando lavori alla tua lista, evita ogni tipo di distrazione, chiudi Facebook e Candy Crush, metti il tuo smartphone, e ogni altro telefono che hai a disposizione, in modalità silenziosa e appendi un cartello di “Non disturbare” alla tua porta. Non sarà facile, soprattutto per chi crede che il lavoro in multitasking sia la soluzione a tutto.
Credimi se ti dico che in questo modo riuscirai a portare a termine la tua lista delle cose da fare più velocemente e a portare la tua produttività a un livello superiore.
3. Fare tutto da soli
Che si tratti di dipendenti, familiari, amici o outsourcing, cerca di trovare qualcuno che possa aiutarti, perché è già difficile lavorare mentre si gestisce un business, figuriamoci se devi fare tutto il lavoro da solo.
Immagina di poter riavere indietro tutto il tempo che hai speso per imparare a fare qualcosa che non volevi, ad affrontare dei compiti che invece hanno tirato fuori la parte più pigra di te o a fare qualcosa che ti piaceva, ma che era una perdita di tempo: ora elenca in quattro gruppi tutti i compiti necessari per poter gestire al meglio il tuo business:
- Compiti che non sai come assolvere
- Compiti che non ti piacciono
- Compiti che ti piacciono, ma sono una perdita di tempo
- Compiti che ti piacciono e per cui vale la pena investire del tempo
Bene, ora delega tutto ciò che è contenuto nei primi tre punti, senza pensare al denaro e al tempo che dovrai spendere per insegnare a qualcuno come svolgere quei compiti, piuttosto concentrati a focalizzare il tempo che hai a disposizione, e che prima utilizzavi per i primi tre punti, per capire cos’è che realmente serve al tuo business (ad es. la crescita economica) e che ti farà avere un impatto maggiore sul mercato.
Per quanto riguarda invece la formazione a chi si dovrà occupare dei vari compiti, fai un video in cui spieghi tutto, così potrai parlare a chiunque in una sola volta.
Un po’ di tempo investito all’inizio potrà fartene risparmiare molto di più successivamente.
4. Dire di sì troppo spesso
Dire di no probabilmente è la cosa più difficile da fare per i piccoli imprenditori come noi perché la paura più grande è quella di poter perdere un cliente dando l’immagine di un incompetente.
Il desiderio di aiutare e mettere in mostra le capacità di cui siamo capaci, può causare dei danni sia al nostro calendario giornaliero che alla produttività dell’azienda.
Quindi, la chiave per dire di no è quella di non dire mai di sì la prima volta: sentiti libero di rifiutare immediatamente o di far sapere al tuo interlocutore che devi prima consultare la tua agenda, espediente che ti dà la possibilità di dire “no” in maniera meno diretta e di pensare se valga la pena accettare o meno.
Insomma, per qualsiasi cosa tu decida, non dire mai di sì a primo impatto, a meno che qualcuno non voglia firmarti un assegno o se il papa ti sta aspettando in linea.
5. Focalizzarsi sui compiti lasciati in sospeso
Rimane sempre un piccolo senso di colpa quando non portiamo a termine alcuni compiti, con la conseguenza che pensiamo sempre che se avessimo avuto più tempo ed energie avremmo potuto farcela. Impara a riconoscere che un giorno è fatto di 24 ore che quando giungono a termine, vuol dire che la giornata è finita, perciò quello che è fatto è fatto.
Invece di sentirti in colpa e focalizzarti su ciò che non hai fatto, guarda invece ciò che sei riuscito a portare a termine, che sia un nuovo cliente, un’ottima conversazione su Facebook o un post che tutti adorano.
Sii felice per i risultati raggiunti!
Chiediti cos’hai imparato oggi e utilizza le nuove informazioni apprese per meglio organizzare il tuo tempo futuro e pensa sempre a quello che hai concluso e agli obiettivi che hai raggiunto, credimi, i tuoi profitti ti ringrazieranno!
Ora tocca a te, quali sono le tattiche che ti aiutano a incrementare la produttività e a rimanere calmo e tranquillo?
