Probabilmente ti è già capitato di controllare la posta e vedere che non c’è niente di importante, ma solo un anomalo sovraffollamento di inutili buste, brochure e promozioni di vario genere.
Non trovi frustante il fatto di trovare solo una busta interessante, o che magari stavi aspettando da molto tempo fra le tante superflue?
Ecco, a me è successa la stessa cosa, ma con le email.
Uso Gmail dall’età della pietra e non mi ha mai dato grossi problemi, anzi, mi sono sempre trovato bene, ma col tempo mi sono impigrito e il risultato è stato che le email più importanti sono state sepolte da quelle totalmente inutili.
Così ho deciso di mettermi a lavoro e gestire la mia inbox in modo da raggiungere l’Inbox Zero una volta per tutte. In questo articolo condividerò con te qualche piccolo consiglio su come mantenere pulita l’inbox di Gmail senza l’utilizzo di software o plugin.
Cos’è l’Inbox Zero?
Per una persona che usa regolarmente le email e ne invia e riceve a dozzine (o a centinaia) ogni giorno, “Inbox Zero” può sembrare qualcosa di irreale o addirittura mitico – come un unicorno o Babbo Natale, o magari Babbo Natale che cavalca un unicorno.
Eppure, contrariamente a quanto possa sembrare, non vuol dire non avere nessuna email, ma mantenere la tua inbox “pulita” in modo tale che ogni email abbia il suo posto senza intasare nulla.
Come la maggior parte degli utenti che utilizza Gmail, pensavo che fosse assolutamente normale che un’email arrivasse nella “posta in arrivo”. Ho cambiato idea solo dopo che alcuni esperti hanno affermato che l’inbox (o posta in arrivo) dovrebbe essere utilizzata solo per le email più importanti.
Tutte le altre considerate superflue o meno rilevanti dovrebbero andare invece in un’altra cartella apposita.
Origini
Il termine “Inbox Zero” venne coniato da Merlin Mann che gestiva un blog molto famoso, 43 Folders e che nel 2007 al Google Tech Talk fece un video per presentare l’Inbox Zero.
La sua idea di base era di gestire l’inbox attraverso un sistema di filtraggio personale per le email senza il bisogno di utilizzare plugin o software.
Più tardi poi, altri esperti hanno messo su ulteriori consigli e concetti da apprendere per raggiungere l’obiettivo di Mann.
Consigli utili al raggiungimento dell’Inbox Zero
Il tempo non si ferma mai, lo stesso dicasi per le email: è una cosa che ho imparato dalla mia esperienza personale. Chiudere un occhio per tutte le email che ti arrivano, non risolverà il tuo problema, anzi farà in modo che si ingrandisca e ti divori.
Quindi, per liberarsi delle varie email che via via si accumulano sempre di più, dovresti fare in modo di raggiungere l’Inbox Zero. So che ti sembrerà difficile, ma seguendo i consigli che sto per darti, farlo risulterà più semplice del previsto.
1. Abbi il coraggio di eliminare
Per gestire la tua inbox dovrai prendere coscienza delle tue decisioni ed essere abbastanza saggio da cancellare anche quelle email che non vorresti eliminare.
Molte persone utilizzano l’inbox come un armadio da cui prendono gli abiti più vintage, per uno stile ormai datato, con la speranza che prima o poi tornino di moda. Per loro è importante conservare piuttosto che buttare e ricomprare, visto che ciò che conservano ancora funziona.
Ugualmente, quelle stesse persone conservano email totalmente superflue con l’idea che magari un giorno potrebbero tornare utili. Se fai parte di questo gruppo di persone, ti dico che la prima cosa da fare è proprio quella di decidere quali siano le email superflue e cancellarle.
2. Out of Office Response
La cosa peggiore che possa capitarti quando sei in vacanza è di tornare e trovare centinaia di nuove email nella tua inbox.
Per ovviare a questo problema, molte persone controllano regolarmente le proprie email anche quando sono in vacanza, perché probabilmente non sanno che esiste una cosa chiamata Out of Office Response in quasi tutti i service provider, compresa Gmail.
Tutto ciò che devi fare è di scrivere un’email generica in cui dici che andrai in vacanza e risponderai a tutti una volta tornato.
Dopodiché, configura una risposta automatica per tutte le email che arrivano nella tua inbox, così, quando tornerai, troverai meno caos da gestire.
3. Pulizia settimanale
Se sei troppo occupato durante la settimana per rispondere e filtrare le varie email che ricevi, prenditi qualche ora una volta a settimana per ripulire l’inbox e riportarlo a zero.
Non avrai bisogno di cronometrarti in un posto tranquillo, perché potrai farlo ad esempio:
- mentre viaggi in treno o in autobus
- mentre aspetti qualcuno
- mentre fai la fila al bar o in banca
Se hai tempo per giocare o chattare con gli amici, hai anche del tempo per ripulire l’inbox.
4. Filtri ed etichette
Gmail ha ottime opzioni per filtri ed etichette in modo da farti gestire al meglio le email che ti arrivano.
Ecco alcune di quelle che uso io:
Puoi creare diversi filtri per diversi tipi di email in base a:
- mittente
- oggetto
- keyword
- utilizzo
Inoltre, puoi anche personalizzarli con ulteriori indicazioni come “Skip the Inbox” o “Elimina”.
In questo modo puoi archiviare le tue email sotto etichette differenti in cui verranno salvate, come se avessi a disposizione un robot che differenzia i tuoi documenti preservando quelli più importanti da un lato e quelli meno da un altro.
Puoi altresì categorizzare le etichette in base a “Da Leggere”, “Da Fare”, “Da Rispondere” e così via, in modo da semplificarti il lavoro di stabilire le priorità delle email a cui dovrai rispondere.
5. Disiscriviti e silenzia le notifiche
Le newsletter sono uno dei motivi principali per cui la tua inbox si intasa, causando la probabile perdita di email importanti.
Per evitare questo tipo di problema puoi utilizzare Unroll.me o se non vuoi più ricevere newsletter o materiale promozionale da una compagnia, servizio o social media, disiscriviti.
Ogni newsletter (o quello che sia) ha un’opzione per farlo, basta leggere attentamente l’email per trovare il tasto da cliccare e il gioco è fatto.
Allo stesso modo, tutti i social hanno l’opzione “cambia impostazioni email” o “silenzia notifiche” che ti darà la possibilità di gestire le email rendendo più leggera la tua inbox.
Conclusione
Indipendentemente da ciò che facciamo, le email costituiscono una parte fondamentale nella nostra comunicazione quotidiana.
Tuttavia, anch’esse hanno dei contro, fra cui il sovraffollamento nell’inbox che causa frustrazione e distrazione nella produttività di ognuno di noi.
Non esistono percorsi scolpiti nella pietra per gestire le email e anche l’Inbox Zero non è la regola generale da seguire.
Dipende tutto da te, perché sarai sempre tu a gestirle.
