A volte la mia lista diventa troppo pesante al punto che preferirei fare un passo indietro per osservare le mie attività della scorsa settimana o del mese scorso e farle con calma, piuttosto che buttarmici alla cieca.
Potrebbe essere un trucco quello di rimpicciolirla e capire come possa rientrare nei tuoi schemi, ma ho notato che la sua rappresentazione visiva può aiutare molto di più. Io ho due metodi preferiti, nel caso in cui non vadano bene per te, ho fatto un elenco dei vari modi di visualizzare la tua lista to-do.
Attaccale al muro
Se pensi di cavartela attaccando la tua lista al muro (mia moglie mi ucciderebbe, quindi non posso usare questo metodo), avrai sempre le tue attività sotto gli occhi. È davvero di grande aiuto se hai la tendenza a distrarti (come me!) o se hai bisogno di un promemoria per avere la tua lista chiara in mente.
Enormi rotoli di carta
Un’opzione semplice ed economica è quella di munirsi di enormi rotoli di carta (come quelli dei lettini dei medici per intenderci) insieme a degli evidenziatori. Ho visto che molte cartolerie vendono questo tipo di fogli per le presentazioni, sono talmente grandi da poterci disegnare un calendario o un’enorme lista.
Puoi anche attaccarla al muro senza problemi con Patafix o cose del genere, facilmente removibili se hai paura che la vernice venga via (a volte non funzionano nemmeno queste, perciò usale con cautela).
Mi piace utilizzare degli evidenziatori colorati per dare carattere alla mia lista. Il buon vecchio pennarello oggi vanta una marea di colori, tuttavia io preferisco quelli lavabili che non imbrattano troppo.
Lavagna bianca
Se sei tanto fortunato da avere una stanza e dei risparmi, puoi comprarti una lavagna bianca per uso personale o utilizzare i muri bianchi del tuo ufficio. Se invece vuoi volare più basso e stai guardando a qualcosa di più economico, esistono delle lavagnette bianche grandi abbastanza da scriverci i tuoi programmi, i tuoi promemoria o la tua lista delle cose da fare.
Molte lavagnette di questo tipo includono una serie di gadget per appenderle al muro, ma io preferisco metterla sulla mia scrivania o appoggiata al muro. Questo mi permette anche di modificare i miei piani quando voglio e portare la mia lavagnetta sempre con me.
Covey Priority Matrix
Si tratta di un vero esercizio. Collochi le tue attività in uno dei quattro riquadri in base a quanto siano urgenti e importanti, urgenti ma non importanti, importanti ma non urgenti, né urgenti né importanti.
Ho sempre pensato che compilare questa tabella su di un foglio e poi attaccarlo al muro accanto alla mia scrivania fosse davvero utile nei momenti più frenetici. È facile venire travolti da tutto ciò che si deve fare, perciò l’aiuto che fornisce Covey è fondamentale per capire su cosa focalizzarsi, cosa ignorare o posticipare.
Metti la tua lista su una Kanban Board
Le Kanban Board sono un modo utile di visualizzare i tuoi vari progressi. L’idea è quella di spostare una tua attività attraverso livelli differenti, avendo in ogni momento una rappresentazione visiva del livello in cui ti trovi. Kanban fu creata per migliorare la linea di produzione della Toyota, ma da poco è diventata famosa per il suo utilizzo nello sviluppo di software e altro. Puoi sfruttarlo usando Trello.
Trello è un’app molto popolare per la gestione dei compiti in stile Kanban: ogni attività viene creata come una sorta di biglietto che si sposta da una lista all’altra per mostrarti a che livello del processo sei arrivato.
Queste liste possono essere “da fare”, “in corso” e “concluse” o più rilevanti.
Scrivi sui post-it
L’uso dei post-it, oltre che d’aiuto, può risultare molto divertente. Puoi attaccarli sulla scrivania, sulla lavagna bianca o sul muro e dispongono di tanti colori luminosi, utili alla tua classificazione delle attività.
In passato, per le attività di tutti i giorni, usavo i post-it e facevo due colonne: una per le cose da fare, una per quelle già concluse. Ogni attività quotidiana aveva il suo post-it che spostavo comodamente da sinistra a destra come la portavo a termine.
Puoi fare lo stesso con la tua lista, muovendo di volta in volta il post-it sui vari “livelli di completamento”. Serviti di più colonne in base alle tue necessità e scrivi per ogni task un post-it. Lo spostamento sarà veloce e ti farà saltare subito all’occhio il tuo work-in-progress.
Pianifica la tua lista su un calendario
Le attività che richiedono una scadenza fissa o quelle da iniziare in un giorno preciso, io preferisco vederle all’interno di un calendario perché sono, in qualche modo, più semplici da realizzare nella mia testa se vedo una casellina del calendario riempita con le mie attività da fare.
Qualche volta utilizzo i post-it o la lavagnetta bianca, ma se tu preferisci rimanere sul digitale, TeuxDeux è un’app, sia iOS che per il web, la quale elenca i tuoi compiti sul calendario.
Naturalmente, puoi anche usare un diario o un calendario cartaceo. Quei calendari da scrivania, piatti e giganti sono l’ideale se hai delle caselle abbastanza grandi per visualizzare i tuoi impegni.
Scarabocchiala su un taccuino
Infine, se hai un debole per gli scarabocchi o vuoi semplicemente provare qualcosa di diverso, esiste una valanga di metodi per aggiungere elementi visibili alla tua lista.
Disegnare ciò che devi fare può essere divertente e può scacciare lo stress che la tua lista ti spalma addosso.
Se sei un fan delle lettere scritte a mano, potresti investire un po’ più del tuo tempo scrivendo le tue attività. Sarebbe divertente anche aggiungere un tuo stile alla lista, come quello di cancellare con la penna le attività svolte.
Proprio questa settimana ho utilizzato la mia lavagnetta bianca, qualche post-it, etichette colorate e Trello. E ho notato che avere la mia lista dove posso vederla ogni volta che voglio, riduce la mia ansia, perché sono certo di non aver dimenticato nulla oltre a garantirmi produttività e concentrazione solo sulle cose che realmente lo necessitano.
