Guida definitiva: come emettere la tua fattura in 7 facili passi

Quando si inizia un’attività, si apre un mondo nuovo sia in termini di prospettive di vita sia di nuovi termini e adempimenti.
La fatturazione e la contabilità sono il pane quotidiano di ogni imprenditore e rappresentano la parte dell’attività di cui tutti volentieri farebbero a meno.

Con Debitoor, il software di fatturazione e contabilità in cloud, cerchiamo di rendere queste procedure semplici, veloci, intuitive e persino piacevoli.

L’ABC della fattura

Per fattura si intende un documento fiscale obbligatorio che viene emesso quando vengono scambiati beni o prestati servizi e crea una situazione di diritto (per il soggetto che fornisce il bene o servizio a ricevere il pagamento) e dovere (per l’acquirente a versare la somma dovuta).

Questo documento viene spesso chiamato fattura ma può avere anche altri nomi come ricevuta, parcella o conto.
La fattura deve essere emessa sia nel caso in cui la relazione commerciale avvenga tra due aziende sia in quella in cui un’azienda venda ad un privato.

Nel caso di transazioni internazionali, potrebbero applicarsi leggi specifiche del Paese in cui avviene l’operazione.

Che cosa devi mettere in fattura?

Gli elementi richiesti sono i seguenti come riportato dalla Legge 228/2012

1. Data di emissione
2. Numero univoco che identifica la fattura in una numerazione progressiva. Non serve che riparta da 1 allo scadere del nuovo anno ma puoi decidere anche si continuare dall’ultimo numero utilizzato.
3. Numero di partita IVA di chi emette la fattura
4. Dettagli di chi emette la fattura (nome e indirizzo)
5. Dettagli del cliente
6. Descrizione del bene/i ceduto/i e/o di servizio/i prestato/i (quanto più chiara e precisa possibile)
7. Data della transazione o pagamento se non corrisponde a quella di emissione
8. Aliquota IVA applicata
9. Ammontare IVA da pagare
10. Il totale IVA da pagare con aliquota e eventuali esenzioni
11. Prezzo unitario di beni o servizi escluse tasse, sconti e riduzioni

2. Quali sono gli eventuali elementi aggiuntivi?

In alcuni casi, puoi inserire altri dati o diciture nella fattura, tra i casi più comuni:

• “inversione contabile” che indica un’eccezione alla regola generale di detrazione dell’IVA e impone all’acquirente di contribuire l’IVA. Se si è soggetti a questa normativa bisogna indicarlo sulle proprie fatture.
• in caso di operazioni che non prevedano alcuna ritenuta IVA bisogna indicare la norma a cui si fa riferimento insieme a “esente IVA”
• indicare se si aderisce ad un particolare regime IVA
• includere la dicitura “autofattura” nel caso in cui, date particolari condizioni, sia il tuo cliente ad emettere fattura e tu debba registrare l’atto.

Inoltre puoi inserire nelle note maggiori dettagli sui termini o i mezzi di pagamento, un messaggio personale o qualsiasi informazione che possa essere rilevante per il tuo cliente perché non ci siano incomprensioni.

3. Personalizza la tua fattura

Quante migliaia di fatture hai visto in tutta la tua vita?

Probabilmente centinaia o migliaia e tutte uguali.
Non aggiungere le tue a questa lista ma differenziati dai tuoi concorrenti!

Rendi le tue fatture uniche e immediatamente riconoscibili usando il tuo marchio, i tuoi colori e il tuo stile.
L’operazione richiede pochissimo tempo ma è un punto fondamentale nella tua strategia perché ti permette di aumentare la visibilità e spiccare sulle altre imprese che operano nel mercato.

Non tutti i clienti vedono il tuo viso o parlano con te faccia a faccia prima di acquistare il tuo servizio: la fattura ed eventualmente un preventivo possono servirti come presentazione ma anche per essere ricordato dai tuoi clienti.

4. Fatture per clienti stranieri

Hai clienti all’estero che non parlano in italiano e che usano un’altra valuta? Nessun problema!
La legislazione italiana, adattandosi alla Direttiva 2010/45 dell’Unione Europea, permette di emettere fatture in lingua diversa da quella nazionale.

L’art. 230, Dir. 2006/112/Ce va nella stessa direzione consentendo di esprimere gli importi in qualsiasi valuta con l’unica eccezione costituita dal valore dell’IVA che deve essere in valuta nazionale.
Non dimenticare di includere i codici IBAN (numero di conto corrente internazionale alfanumerico composto dalla sigla della nazione e una serie numerica che include fino a 32 caratteri) e SWIFT/BIC (il codice identificativo della banca che può essere di 8 o 11 caratteri con i quali la banca può operare nel circuito SWIFT).

Con i piani Premium di Debitoor, puoi effettuare tutti questi cambiamenti in meno di un minuto. Puoi dare un’occhiata alle funzioni e ai prezzi sul sito.

5. Inserisci la rivalsa in fattura

Ogni lavoratore è tenuto a versare i contributi previdenziali e pensionistici all’INPS (Istituto Nazionale di Previdenza Sociale). L’unica differenza consiste nel fatto che mentre per i lavoratori dipendenti l’ammontare è scalato per i 2/3 dal salario e la restante parte versata dal datore di lavoro, i lavoratori autonomi devono provvedere a contribuire la somma totale.

Inoltre, i lavoratori autonomi a seguito della legge 335/1995 sono tenuti a registrarsi alla Gestione Separata dell’INPS e a fare versamenti all’INPS stesso o alla cassa di categoria di competenza.
Come professionista puoi decidere se richiedere il pagamento di una percentuale (che varia per categoria, quella più usata è al 4%) del compenso lordo per il pagamento dei contributi. In ogni caso la contribuzione deve essere versata da te ed è indipendente dal pagamento dell’acquirente.

6. Inserisci la ritenuta d’acconto

La ritenuta d’acconto è una procedura attraverso cui le imposte dovute da chi riceve un pagamento vengono anticipate dall’acquirente che prende il nome di sostituto d’imposta.
La ritenuta d’acconto funziona in modo che al prestatore del servizio o prodotto viene data solo una parte dei guadagni e una somma viene utilizzata per pagare le imposte relative al pagamento.

Se ad esempio guadagni 1000, ti viene dato solo il 20% ovvero 800 mentre i 200 vengono usati per anticipare il pagamento delle imposte a cui vengono tolte le ricevute a carico del cliente.
In termini pratici, il tuo cliente versa per te un certo ammontare di ritenute che viene poi sottratto dalla somma delle imposte che sei tenuto a pagare.

La ritenuta viene applicata in caso di prestazioni occasionali o nei confronti di altri titolari di partita IVA.
La ritenuta d’ acconto, se utilizzata, va indicata in fattura e non può essere accreditata a clienti stranieri.

L’importo non supera i 100 euro? Usa la fattura semplificata
Nel caso in cui la somma dovuta dal tuo cliente è minore di 100 euro, puoi usare la fattura semplificata e inserire questi elementi:

1. Data di emissione
2. Numero di partita IVA del fornitore
3. Tipo di beni o servizi ceduti o prestati
4. Ammontare IVA da pagare

Nel caso ci sia una nota di credito o di debito, bisogna fare riferimento alla fattura originale e specificare i cambiamenti apportati.

La tua fattura in poche parole

Per riassumere tutto quello scritto finora e creare uno specchietto di riferimento, usiamo la conosciutissima formula giornalistica delle 5W+how:

Chi deve emettere fattura? Nella maggior parte dei casi sarai tu a dover emettere fattura quando presti un servizio o vendi un tuo prodotto. (Unica eccezione: autofattura)

Che cosa devi inserire in fattura? Ci sono elementi specifici da inserire in fattura che includono dettagli sulla transazione (data, numero univoco, termini di pagamento), sull’oggetto dell’operazione (beni o servizi scambiati, prezzi ed eventuali sconti o riduzioni), ammontare delle imposte (aliquota e ammontare IVA da pagare) e sui soggetti coinvolti (dettagli anagrafici e bancari).
A questi elementi possono essere aggiunti quando sussistono situazioni o trattamenti finanziari particolari.

Come impostare la tua fattura? Per la legge basta che includa tutti i dati necessari perchè la fattura venga considerata valida. Per promuovere la tua attività e aumentare la visibilità puoi personalizzare la tua fattura adattandola alle tue operazioni. Inoltre, se lavori con clienti esteri puoi emettere la fattura in lingua e valuta diverse da quelle nazionali.

Perché fatturare? La fattura è un documento fiscale che certifica lo scambio o la prestazione di un bene o servizio e introduce un rapporto di diritto e dovere vincolante per le due parti. In questo modo hai una prova della transazione avvenuta e un diritto di ricevere pagamento così come il tuo cliente ha il dovere di pagarti. Inoltre le autorità fiscali possono verificare la veridicità e accuratezza dei dati da te dichiarati.

Quando devi emettere fattura? La fattura deve essere emessa quando lo scambio avviene o in altra data (in questo caso la fattura deve riportare la data effettiva della transazione).

Dove fatturare? Grazie allo sviluppo tecnologico e la disponibilità di applicazioni sul cellulare, non devi necessariamente fatturare in ufficio o da un computer fisso, ma puoi farlo anche quando sei in giro dal tuo cellulare o tablet.