Le piccole aziende faticano a riscoutere le proprie fatture. Questo “difetto” rappresenta una delle ragioni per cui hanno spesso problemi di liquidità.
Sebbene il problema legato a riscuotere i crediti tocchi la maggior parte delle industrie, prevale per i settori creativo e tecnico in realtà, come le agenzie pubblicitarie, le aziende di marketing, compagnie di consulenza e aziende che si occupano di tecnologia.
Quando si tratta di consegnare prodotti e servizi, i proprietari delle aziende si impegnano a focalizzarsi per assicurarsi la soddisfazione dei clienti.
Tuttavia, spesso non sono all’altezza di farsi pagare.
Considerano la fatturazione e la raccolta crediti come la parte finale del processo. In fondo è una cosa noiosa, che richiede moltissimo tempo e piace a poca gente occuparsene. Infine, gli addetti al recupero crediti hanno una pessima reputazione.
Ma sono proprio loro a fare in modo che la tua compagnia venga pagata. Senza di loro, saresti definitivamente fuori gioco.
Come risultato, quello del recupero credito è secondo in importanza solo alla possibilità di consegnare soluzioni di qualità ai tuoi clienti.
Idee per un recupero crediti semplice ed efficace
Esiste un modo per gestire il recupero crediti facilmente per la tua azienda e i tuoi clienti. Non richiede di fare il gioco duro o irritare i clienti.
Seguire questo metodo ti consentirà di avere maggior liquidità e clienti che pagano puntualmente.
Infine, probabilmente spenderai meno tempo a preoccuparti dei crediti e più tempo a lavorare sui progetti dei clienti.
Step 1: Leggi il contratto
Molti problemi tra le piccole aziende e le grandi avvengono semplicemente perché i piccoli business non leggono il contratto.
Le grande aziende spesso ricorrono a contratti che non sono che aria fritta che spiega però i termini di pagamento nei dettagli.
I contratti sottolineano quanto tempo il cliente ha per pagare una fattura, generalmente dai 30 ai 60 giorni. I contratti descrivono anche il processo da seguire per il pagamento, come e dove inviare la fattura, a chi mandarla.
Quando non si seguono i termini del contratto si verifica un ritardo. Leggi il tuo contratto e cerca sempre di capire ogni singola parola.
Questo consiglio potrebbe sembrarti scontato, ma in realtà solo pochi imprenditori lo seguono.
Step 2: Sii consapevole del credito dei tuoi clienti
Se un cliente richiede 30 giorni netti secondo i termini di pagamento, verifica il loro credito prima di accettare i termini della loro proposta.
Un report sul credito commerciale ti permette di determinare se un eventuale cliente sia o meno una persona che paga puntuale. Ovviamente, dai credito solo ai clienti che hanno un credito ragionevole. Gli altri dovrebbero pagare in anticipo.
Alcuni venditori forniscono dei report sul credito commerciale.
I report variano per i prezzi e nei livelli di dettagli presenti. Ricorri a semplici report per piccoli progetti. Usa report più costosi e report da provider diversi per progetti più grossi.
Step 3: Fai ricorso ad una lettera di consenso
Uno dei modi più semplici e piu efficaci per minimizzare i problemi legati alla fatturazione è quello di utilizzare una lettera di consenso per il tuo progetto. La lettera è piuttosto semplice e sottolinea i risultati attesi per il progetto.
Stabilisce inoltre che ogni cosa è stata consegnata secondo i prerequisiti. Chiedi al tuo cliente di firmare questa lettera una volta che il progetto e stato completato.
Una lettera di consenso spesso evita efficacemente potenziali problemi di pagamento anticipatamente. A volte, i clienti non sono soddisfatti con il lavoro ma non te lo dicono.
Così lo scopri solo quando si rifiutano di pagare una fattura.
Utilizzando una lettera di accettazione si portano alla luce eventuali lamentele immediatamente. Se il tuo cliente non è soddisfatto con il tuo lavoro si rifiuterà di firmare la lettera e ti farà sapere il problema. Questa strategia ti mette nelle condizioni di risolvere il problema immediatamente.
Lascia che il tuo avvocato scriva la lettera di consenso per te.
Sii consapevole che il cliente potrebbe rifiutarsi di firmare una lettera che ha termini legali onerosi. Una semplice frase che dice che hanno revisionato il lavoro e che sembra accettabile dovrebbe essere abbastanza.
Step 4: Segui le loro regole
Leggi la sezione sul pagamento del tuo contratto e invia le fatture seguendo le regole del tuo cliente. Se ti richiedono di inviare una fattura all’ufficio commerciale, con una copia al Project Manager, fallo.
La maggior parte dei ritardi sui pagamenti sono semplicemente dovuti al fatto che non si seguono semplici regole.
Tuttavia, inserisci una copia della lettera di consenso come discusso nel punto 3 quando invii la tua fattura. Questo semplice trucco può fare molto per eliminare i problemi dei pagamenti.
Step 5: Controlla le tue fatture regolarmente
Ricorri ad un tool che ti riporti quando le fatture sono vicine alla scadenza. SI tratta di un tipo di report che viene normalmente allegato a qualsiasi pacchetto standard per la contabilità, tipo QuickBooks.
Se non utilizzi un sofware per l’amministrazione puoi creare con Excel un report per le scadenze.
Questo tipo di report ordina secondo una lista e categorizza tutte le fatture. Solitamente, le categorie sono : Attuali, 1 – 30 , 30 – 60, e vecchie di 90 giorni.
- Le fatture attuali generalmente sono quelle che vanno bene
- Quelle categorizzate come 1 – 30 vengono considerate da 1 a 30 giorni in ritardo rispetto ai termini stabiliti
- Similmente, quelle del gruppo 31 – 60 e vecchie di 90 giorni sono in ritardo dei rispettivi giorni
Questo report ti permette di conoscere la situazione dalla prospettiva degli addetti al recupero crediti. Ti permette di sapere quali fatture sono attuali, quali in ritardo e quali in default. Utilizza questo report per tracciare la strategia per il recupero crediti.
Step 6: Invia dei gentili promemoria
Utilizzando un report per la gestione delle fatture in scadenza, determinerai quali clienti hanno bisogno di un reminder per il pagamento.
Invia al cliente un gentile promemoria quando la fattura è vecchia di oltre 10 giorni. Invia un altro reminder se la fattura va oltre ai 30 giorni. Per fatture di oltre 30 giorni chiama il cliente per capire se ci sia qualche problema.
Tutti i promemoria devono essere scritti in modo gentile, con un linguaggio assolutamente professionale.
Step 7: Come gestire le dispute
Se i tuoi clienti non pagano per via di una vertenza, prova a risolvere la situazione il prima possibile.
Fare in modo che il tuo cliente sia sempre felice e che la tua reputazione resti intatta è di importanza fondamentale per un successo di lunga durata.
Tuttavia, alcuni clienti potrebbero creare una vertenza per avere del lavoro extra fatto gratis. Potrebbero essenzialmente trattenere un pagamento come strategia per poter ottenere più lavoro fatto dalla tua azienda.
In questi casi, mostra loro la lettera di consenso firmata. Questo approccio ricorda loro che erano consapevoli del fatto che il progetto sarebbe stato consegnato per soddisfare i loro obiettivi.
Step 8: Come gestire eventuali inadempienze
Se hai controllato diligentemente il credito commerciale dei tuoi clienti, lavora con loro su un piano di pagamento.
Se il mancato pagamento è dovuto a qualcosa di più serio (per esempio una bancarotta), devi coinvolgere un avvocato.
Step 9: Gestire i problemi di liquidità
Ci sono delle situazioni in cui potresti aver seguito tutti questi passaggi e avere comunque problemi con i pagamenti. In tal caso, collabora con un professionista di questioni finanziarie che ti aiuti a diagnosticare il problema con i pagamenti.
Ci sono buone probabilità che il problema principale sia che, molto semplicemente, non puoi permetterti di aspettare 30 giorni per essere pagato.
Questo problema è comune tanto alle piccole quanto alle grosse aziende. Puoi spesso gestire questa situazione rateizzando le fatture.
Un ultimo punto
Sii sempre professionale e cortese nell’interazione con tutti i tuoi clienti. Ricorrere a tattiche per la raccolta crediti troppo aggressive con un linguaggio duro funziona raramente.
In realtà, è spesso controproducente e ti fa solo tornare indietro.
